Control administrativo

Qué es el control administrativo

En la empresa, el control administrativo es la última etapa del proceso administrativo, en la cual se evalúa la gestión y el rendimiento para identificar debilidades o desviaciones sobre lo esperado o planificado.

El concepto de control administrativo se refiere al control interno, que permite a la empresa detectar errores o desviaciones y posibilita corregir procesos y situaciones, con el objetivo de aumentar la eficiencia. El control es una de las funciones administrativas más importantes, junto con la planificación, la organización y la dirección.

Para llevar a cabo el control en administración se emplean métodos determinados y es necesario previamente establecer unos indicadores de control. Estos parámetros servirán para comparar los resultados deseado con los realmente obtenidos, y así analizar posibles desviaciones y sus causas.

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Etapas del control administrativo

El control administrativo se distingue por tener 5 fases o etapas, que se desarrollan de forma sucesiva, es decir, una a continuación de la otra:

1. Planificación: en esta primera fase del control administrativo, se marcan los objetivos que la empresa desea conseguir, la estrategia para alcanzarlos y los métodos para ello. Se trata de una etapa de planificación estratégica, en la que es bueno diseñar variables de control específicas.
2. Asignación de recursos: se determina qué recursos económicos, financieros y de personal se van a dedicar a conseguir los objetivos de control antes designados. Debe analizarse de forma realista qué se va a necesitar, por ejemplo ¿hará falta un software específico? ¿se va a necesitar la figura de un controller que esté a cargo de la supervisión?
3. Implementación: una persona debe actuar como líder de este proyecto, generalmente lo hará un auditor interno o un controller, y será el encargado de coordinar a los demás miembros involucrados, motivar y asignar tareas.
4. Evaluación y control: deben compararse los resultados que se van obteniendo con los objetivos que se habían definido en la fase de planificación. Si se encuentran desviaciones se debe analizar cuáles son sus causas. Si las desviaciones son en términos de producción o ventas, se deven evaluar cuantiativamente.
5. Corrección: en esta última etapa se deben proponer correcciones también llamados «ajustes» en el argot de la auditoría. Además en caso de haber detectado errores graves, deben revisarse los procesos de la empresa, para determinar si es necesario implementar revisiones y mejoras para subsarnar los errores a futuro.

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10 Ejemplos de control administrativo

En los siguientes ejemplos se pueden ver algunas formas en que las organizaciones ejercen controles administrativos en el mundo empresarial:

1. El conteo, contabilización y posterior verificación del inventario, por un equipo diferente del que realizó el pimer conteo.
2. Análisis de los saldos de cuentas por cobrar, realizados por un auditor interno en el que se estudia qué antiguedad tienen los saldos, por qué no se han cobrado, si están correctamente provisionados o no, etc.
3. La creación de un presupuesto, la contabilización del proceos según se va desarrollando y su posterior monitorización, son un ejemplo de control administrativo financiero.
4. Cuando un equipo directivo fija unos objetivos al inicio del ejercicio y los documenta de manera formal. Posteriormente, se realizan reuniones mensuales con el objetivo de evaluar el desarrollo y avance de los mismos.
5. Se está ante un control del rendimiento cuando se establecen unos KPI y se evalúa el desempeño de los trabajadore,s en relación a los objetivos establecidos.
6. Un controller interno quiere saber si todas sus filiales están gestionando y contabilizando adecuadamente sus derivados financieros. Para ello diseña unos objetivos de control, y asigna tareas a dos miembros de su equipo que deber verificar el tratamiento de estos instrumentos en cada una de las filiales.
7. Cuando se establece un programa de desarrollo organizacional se está realizando control, ya que este proceso comienza con una auditaría y culmina con un seguimiento.
8. Una empresa destina un pequeño equipo para realizar un estudio de benchmarking, una técnica que permite comparar los propios resultados con los de los principales competidores, que pertenecen a la misma industria.
9. Una compañía implanta u proceso de mejora continua, un proceso continuado de control a partir del cual se mide, se mejora y se vuelve a medir.
10. La implementación del control de calidad es un proceso que busca asegurar que los productos y servicios a la salida cumplan con las especificaciones registradas.

¿Cuáles son los tipos de control administrativo?

Existen 3 tipos de control en administración, según cuándo se ejecuta el control, en relación al proceso que se está supervisando. Estos son:

1. Control preventivo, es aquel que se ejecuta en el mismo momento de la planificación. Para llevarse a cabo se observan los materiales y recursos a emplear con un juicio previo comparando lo planificado con el posible resultado. Este tipo de control se realiza para anticiparse a los problemas y evitar o minimizar riesgos.
2. Control simultáneo, es aquel que se realiza al mismo tiempo que se ejecuta el proceso. Se ejecuta para obtener un mejor aprovechamiento de los recursos utilizados y requiere de una supervisión constante de la calidad del proceso.
3. Control de retroalimentación, es el que se aplica al final del proceso para conocer el resultado global. La idea es evaluar el proceso en su totalidad.

¿Cuál es el propósito del control administrativo?

¿Para qué sirve? El propósito general del control administrativo es mejorar la efectividad de los diferentes procesos de la empresa, a lo largo del tiempo. Es decir, busca que la emresa cada vez funcione mejor. Para esto existen objetivos específicos dentro del control como son:

• Determinar indicadores de control, pues lo que no se puede medir, no se puede mejorar.
• Establecer unos niveles óptimos para las métricas seleccionadas, y así poder compararlas con los resultados al final del proceso.
• Se debe seleccionar procesos que permitan reconocer los inputs y outputs para identificar errores o anomalías.

Cuál es su importancia

El control administrativo permite a las organizaciones y empresas realizar mejoras continuas en sus procesos y aprender de sus errores, documentando los resultados. Este proceso ayuda a las empresas a aumentar su rendimiento, mejorando el aprovechamiento de sus recursos financieros y humanos, disminir costos, mejorar tiempos y crear productos y servicios de mayor calidad.

Bibliografía

• Chiavenato. I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. 7º edición, Mc Graw Hill Interamiercana.