Acta Administrativa

Qué es un acta administrativa

Un acta administrativa es un documento emitido por una empresa u organización con la finalidad de notificar de manera formal la falta cometida por algún empleado.

En resumen, un acta administrativa laboral es un documento que se entrega a un empleado o miembro de una organización, para comunicarle por escrito y de manera formal, de que ha cometido una falta, que puede ser leve o grave. Estos documentos es necesario realizarlos previa amonestación a los empleados o acciones judiciales, si procede, por faltas cometidas contra normativas internas, códigos de conducta o legislación vigente.

Antes de poder emitir un acta administrativa, la empresa deber preparar sus códigos de conducta y normas de seguridad y salud, y entregarlos a los empleados. De esta forma, ellos estan prevenidos y avisados, y conocen qué tipo de conductas no son tolerables en la empresa.

Cómo se hace un acta administrativa

El contenido que debe reflejar un acta administrativa no está estrictamente regulado, sin embargo, debe contar con ciertos mínimos como: la fecha y lugar en que se emite, el departamento o la sede que lo genera, los datos completos de la persona o las personas amonestadas y el motivo del levantamiento del acta.

Este contenido sí puede venir prestablecido, especialmente si se trata de Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Características de las actas administrativas

1. Valor jurídico. Tiene un valor jurídico en la cual se debe señalar de manera descriptiva el motivo que la impulsa.
2. Las normas se conocen. Se realiza ante un personal que conoce sus obligaciones y normativas, porque la empresa se las había comunicado previamente.
3. Protege. No solo es una forma de corregir acciones por parte de los empleados, también es una manera de proteger la salud del mismo empleado y el trabajo de sus supervisores.
4. Consecuencias. Se debe indicar las consecuencias que generaría una siguiente sanción por la misma causa, como puede ser una multa o un posible despido.
5. Respuesta. Todo empleado puede contestar por escrito el motivo de su acción, ya sea justificada o injustificada, dentro de un plazo prestablecido.

Causas principales para la redacción de un acta administrativa

• Por abandono del trabajo y absentismo. Una de las principales causas de la redacción de un acta administrativa es el incumplimiento del horario en el lugar de trabajo y en muchos casos su absentismo injustificado.
• Equipo de trabajo o seguridad. Otra causa común es el incumplimiento de uniformes o equipos de trabajo de acuerdo a la ley o la normativa interna. Por ejemplo, si una empresa eléctrica exige por seguridad cierto tipo de guantes y zapatos, y el empleado no los utiliza, debe ser amonestado.
• Por beber alcohol y otras conductas inapropiadas o violentas en el lugar de trabajo como llegar sucio o en estado de ebriedad o drogado, o acosar a un compañero o compañera de trabajo.
• Por falta de respeto a compañeros y al supervisor ya sea con hechos o con palabras.
• Maltrato del material. Deterioro injustificado de los equipos de trabajo que están bajo su responsabilidad.
• Pérdida de equipos o materiales que se encuentran bajo su control o responsabilidad.
• Actuar en contra de la ética de conducta, por ejemplo, sacando información importante para la empresa, utilizando equipos de trabajo fuera de la empresa sin permiso o justificación

Para qué sirve un acta administrativa

Este tipo de actas sirven para comunicar a un empleado que ha cometido una falta, de cara a que pueda enmendar su error en el futuro. Además, sirven como aviso, ya que se indican en él las consecuencias que para el infractor podría tener la reincidencia. Finalmente, también sirven para que la empresa pueda presentarlas como prueba en un juicio, si es que la situación llega a judicializarse.

Bibliografía

• Martos, F., Graciano, J., Salamanca, R., Calvo J., Robledo, T., Desongles, J. (2003). Cuerpo administrativo de a administración. Editorial Mad. Sexta Edición. España.