¿Qué es el proceso administrativo en una empresa?
El proceso administrativo es un conjunto de 4 etapas (planificación, organización, dirección y control) que se dan en las empresas con la finalidad de alcanzar sus objetivos de forma eficiente, aprovechando al máximo sus recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros.
Es decir, es la manera en que una empresa lleva a cabo la gestión de su actividad: cómo lograr sus metas, dados unos recursos limitados. Este proceso constituye una herramienta circular e integral, ya que sirve para planificar las operaciones, aprovechar los recursos y alcanzar los objetivos.
Cada fase tiene características y funciones específicas, que contribuyen a lograr la eficiencia de las operaciones y actividades de la organización.
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Fases del Proceso administrativo
Las 4 etapas de proceso administrativo son:
- Planificación: consiste en el diseño de objetivos que se quieren alcanzar y la programación de las tareas que se van a realizar, crea el futuro deseado.
- Organización: basada en la distribución del trabajo y los recursos disponibles entre los empleados.
- Dirección: orienta, ayuda, motiva, dirige y lidera al personal hacia el logro de objetivos.
- Control: monitoriza el avance de lo planificado en relación a la situación real, verifica que se estén cumpliendo todas las directrices, evalúa resultados y propone mejoras.
Ejemplos de Procesos administrativos de una empresa
- Actividades de planificación: definir los objetivos para el año o para los próximos 3 años, pronosticar escenarios y posibles soluciones, definir estrategias, métodos y técnicas para el ciclo productivo. Si va a ampliarse la producción, planificación de las necesidades de una nueva fábrica o línea, cálculo de cuántos nuevos trabajadores se necesitarán, cuantificar cuanta materia prima extra deberá adquirirse, etc.
- Actividades de Organización: compra de materias primas para llevar a cabo la producción y organización de la planta productiva, selección y contratación del personal adecuado para las tareas, seleccionar líderes para cada área, proporcionar los recursos necesarios, etc.
- Actividades de dirección: la gerencia da instrucciones a los empleados de la planta sobre como deben montar la nueva línea de producción, motivan e incentivar a los trabajadores, establecen un vínculo cercano con los trabajadores, comunicación e integración de todas las áreas de trabajo.
- Actividades de control: evaluación de los resultados obtenidos, realización de comparaciones entre lo planificado y lo realmente alcanzado, actividades de auditoría y controlling interno, proponer acciones de corrección.
Utilidad del proceso administrativo
La utilidad del proceso administrativo es halla en que ayuda a las empresas u organizaciones a alcanzar sus objetivos de manera eficiente. Es decir, hace que los procesos de la empresa y el uso que ésta hace de sus recursos (materiales, financieros y humanos) se haga de la forma más eficaz posible. En resumen, permite alcanzar los objetivos deseados sacando el máximo provecho de los medios disponibles.
Veamos cuál es la importancia del proceso administrativo:
- Organizar procesos para cumplir objetivos.
- Permite disponer de una planificación futura.
- Establece escenarios y formas de acción para enfrentarlos.
- Incrementa la cooperación y la productividad entre los empleados.
- Desarrolla las capacidades y habilidades de los trabajadores.
- Puede ser aplicado en cualquier empresa.
- Propicia la división del trabajo y la cooperación entre distintas áreas de la empresa.
Cómo se clasifican los procesos administrativos
Los procesos administrativos se clasifican en dos fases la mecánica y la dinámica, estas se encuentran integradas por las etapas de planificación, organización, dirección y control.
En la fase mecánica se establecen los objetivos y los recursos que están disponibles para su realización. Se considera la parte estática del proceso administrativo y se compone de las etapas de planificación y organización.
En la fase dinámica se dirigen todas las operaciones establecidas y se evalúa el desempeño de la organización durante un periodo. Es una fase que está en constante movimiento y se compone de las etapas de dirección y control.
Ambas fases conforman la clasificación del proceso administrativo, lo conciben como un conjunto de etapas mecánicas y dinámicas que son interdependientes y maximizan la eficiencia en las empresas.
Referencias
- Robbins, Stephen P. y De Cenzo, David A. (2009). Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones. México: Pearson Educación.
- Torres, Z. (2014). Teoría general de la administración. México: Grupo editorial Patria.
Economista especializada en Contabilidad pública, licenciada por la Universidad de los Andes. Diplomada en Gerencia Empresarial. Auxiliar de investigación económica en la Universidad de los Andes.