Factura

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de carácter legal y comercial que refleja una operación de compraventa de un bien o de la prestación de un servicio entre empresas o particulares. Incluye todos los datos de la operación mercantil tales como la fecha, monto a pagar, sello, lugar, descripción y cantidad del bien o servicio.

Es un comprobante de una operación mercantil entre un vendedor y un comprador. Puede presentarse en forma digital o en papel físico y acredita la transferencia de un determinado producto o servicio. Este documento con validez oficial también debe reflejar las tasas o impuestos fiscales exigidos en cada país para las operaciones de compraventa, tales como el impuesto al valor agregado (IVA), alícuotas especiales, tasas y otros impuestos aplicados al consumidor.

En consecuencia, todas las empresas, negocios o profesionales autónomos de carácter formal están obligados a emitir facturas por el ejercicio de sus actividades comerciales o  especializadas. Las facturas son un soporte de la contabilidad y también una herramienta para los compradores y los vendedores involucrados en la operación. El vendedor puede exigir legalmente el pago de bien o servicio si el comprador incumple el pago de la factura. En cambio, el vendedor puede utilizar la factura para exigir la garantía del bien o servicio que está adquiriendo. En resumen, es un justificativo de cualquier abono, infracción o incidencia de las partes involucradas. Veamos cuáles son los conceptos de una factura, es decir, qué tipo de justificación comercial pueden contener.

¿Cuáles son los conceptos de una factura?

El concepto de una factura es la descripción del bien o servicio que justifica una operación comercial entre dos partes, es decir, es el bien o servicio que se comercializa y que origina la emisión de la factura. En este sentido, existen miles de conceptos que pueden originar la emisión de una factura, veamos 10 ejemplos de conceptos de facturas:

1. Pago de servicios públicos.
2. Adquisición de alimentos.
3. Pago de servicios profesionales especializados.
4. Compra de un automóvil.
5. Consumo en una panadería.
6. Adquisición de medicamentos.
7. Compra de ropa o zapatos.
8. Adquisición de insumos agrícolas.
9. Compra de muebles o artículos de oficina.
10. Pago de consultas médicas.

¿Para qué sirve?

La principal utilidad de una factura es la de servir como comprobante legal de una operación comercial que ha ocurrido entre un vendedor y un comprador, cumpliendo con las obligaciones e imposiciones fiscales derivadas de este hecho económico.

Sin embargo, la factura también tiene diferentes utilidades para los vendedores y compradores que participan en la operación. Veamos las utilidades para cada agente económico por separado:

Usos para el vendedor

• Demuestra el pago de los impuestos legales obligatorios que se derivan de su actividad comercial.
• Puede utilizarla como argumento para exigir algún pago que el comprador no haya realizado.
• Soporte para la contabilidad y el registro de inventarios.

Usos para el comprador

• Como comprobante de pagos o registros de abono que no han sido reconocidos por el vendedor.
• Es fundamental para realizar reclamos o exigir garantías del producto adquirido.
• Soporte para la contabilidad financiera y el registro de gastos.

¿Quién emite una factura?

Todos los empresarios, comercios y profesionales autónomos están obligados a emitir facturas por concepto de venta de productos, servicios prestados o de cualquier otra operación comercial. La emisión de facturas es un requisito obligatorio de la ley y su omisión implica un delito tributario.

En este sentido, las empresas y los profesionales autónomos están obligados a elaborar o emitir facturas en las siguientes situaciones:

1. Cuando el hecho comercial se realiza con otros empresarios o autónomos.
2. Cuando un cliente lo solicita con fines tributarios o fiscales.
3. Para exportaciones comerciales que estén exentas de IVA.
4. En operaciones comerciales intracomunitarias.
5. Si el cliente es una Administración pública o una persona jurídica (no empresario ni autónomo).
6. Para operaciones comerciales de bienes de montaje o instalación antes de ejercerse en el territorio en el cual se aplica el impuesto.
7. Para ventas realizadas a distancia que estén sujetas a impuestos especiales.

Tipos de facturas

Veamos a continuación los dos tipos de facturas más utilizados:

1. Factura ordinaria o completa. Es la más utilizada y tiene el objetivo de probar una operación económica entre dos partes interesadas. Suele estar enumerada en orden ascendente o por talonarios, contiene el nombre o la razón social del comprador y del vendedor, dirección de los involucrados, fecha de la operación, descripción del bien o servicio objeto de la operación económica, precio, descuento (si aplica) y las cuotas tributarias aplicadas de acuerdo a las características del bien.
2. Factura simplificada. Es un ticket de compra que no contiene los datos del comprador ni el cálculo de los impuestos correspondientes al bien o servicio objetos de la operación comercial. Puede ser admitida por las agencias tributarias encargadas de la gestión fiscal.

De estos dos tipos principales de facturas, se desprende la siguiente clasificación:

1. Factura proforma. Es un presupuesto o factura previa que se envía al comprador y contiene toda la información que posteriormente se incluirá en la factura ordinaria o definitiva. No tiene efectos fiscales, por lo que no sirve como justificante o garantía de compra.
2. Factura rectificativa. Es una factura que se emite para corregir algún error u omisión que se haya cometido en la factura original.
3. Factura recapitulativa. Es utilizada para agrupar varias operaciones de facturas ordinarias correspondientes a un mismo cliente o destinatario y realizadas durante un determinado periodo de tiempo. Puede ser utilizada como documento fiscal y como garantía de compra e incluye los mismos datos que una factura ordinaria.
4. Factura electrónica. Es aquella factura que se transmite entre el vendedor y el comprador a través de medios electrónicos. Tiene los mismos datos y efectos legales que una factura ordinaria en papel.
5. Factura intracomunitaria. Es aquella que se realiza entre dos operadores de la Unión Europea y que cumple los requisitos del IVA intracomunitario.
6. Factura consular. Es un documento de carácter extraordinario que emite el vendedor o exportador de una mercancía para estipular el impuesto que se le aplicará al producto en las autoridades aduaneras del país importador.
7. Factura multidivisa. Es aquella que señala y justifica las operaciones de compraventa de un bien o servicio en una moneda extranjera.

Bibliografía

• Martín, J., Caballero, D., González, M., Guerra, J. y Montes A. (2004). Administración, Gestión y comercialización de la pequeña empresa. España: Ediciones Akal S.A.
• Sánchez, O. (2013). Principales aspectos de la facturación electrónica en España. España: Editorial Académica Española.