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Principios de la organización

abril 7, 2022 Modificado el 05/05/2022 por Idoia G. Munárriz
principios de la organización

Qué son los principos de la organización

Los principios de la organización son afirmaciones o ideas generales que guían el pensamiento, las prácticas y las actividades de una empresa o entidad. Por ejemplo la orientación al objetivo, la especialización, el principio de jerarquía y la unidad de mando.

Los 14 principios de la organización fueron establecidos por Henry Fayol, un ingeniero de minas que desarrolló la teroría clásica de la Administración. El estudio de estos principios fue una de las áreas de la administración claves en su teoría.

¿Para qué sirven? El objetivo de los principios administrativos es ofrecer unas ideas básicas que sirven como pautas y dan orientación en la gestión de las organizaciones, con el objetivo último de garantizar su correcto funcionamiento, el uso adecuado de los recursos disponibles y el cumplimiento de metas establecidas. Sirven como cimiento para que las organizaciones utilicen sus recursos de forma ordenada, coherente, eficiente y eficaz, facilitando la consecución de los objetivos planteados.

De la misma manera, permite que cada meta u objetivo que se plantee la organización pueda alcanzarse en el tiempo establecido bien sea a corto, mediano o largo plazo. Por lo que, se persigue la minimización de pérdidas y recursos ociosos para aumentar la eficiencia y eficacia en el desempeño de la organización.

¿Cuáles son los 14 principios de la organización?

Vamos a enumerar los 14 principios de la organización desarrollados por Henry Fayol:

  1. Orientación al objetivo.
  2. Especialización.
  3. Coordinación.
  4. Autoridad y Responsabilidad.
  5. Definición y divulgación
  6. Tramo de Control
  7. Principo de Equilibrio
  8. Continuidad.
  9. Uniformidad
  10. Unidad de mando.
  11. Excepción
  12. Simplicidad
  13. Eficiencia
  14. Principio escalar.

Veamos cada uno en detalle, con su significado y características:

1. Orientación al objetivo

Las organizaciones deben establecer un objetivo común que oriente todas sus acciones, actividades y operaciones cotidianas, así como la administración y estructuración de la empresa.

El establecimiento de un objetivo general propicia una integración entre todos los recursos y departamentos que operan en la empresa. También debe tomar en consideración los principios básicos de la administración como la eficiencia y la eficacia, con la intención de generar utilidades asociadas a un mínimo costo de operación.

Un objetivo común es la razón de ser de una empresa, justifica su funcionamiento y el de todos sus departamentos, recursos y dependencias. Sin embargo, los diferentes departamentos deben además tener sus propios objetivos también, acordes a la actividad que desempeñan, pero sin contravenir el objetivo general, sino que deben apoyarlo.

2. Especialización

La especialización indica que cada persona debe realizar el trabajo que mejor se adapte a sus características, es decir, para el qué está preparada y motivada. Una persona debería continuar su carrera en las áreas en la que se especializa, para lograr que su experiencia resulte útil a la organización.

También es la habilidad de aprovechar al máximo una determinada capacidad de un recurso físico, material o humano. Pretende obtener un máximo rendimiento en la ejecución de una tarea, actividad o capacidad muy específica.

Este principio se remonta a la época de Adam Smith y anuncia que la empresa empleará más eficientemente sus recursos si hay una especialización en ellos”. Por lo que la cadena productiva de la empresa debe estar correctamente estructurada para poder ejecutar labores especializadas, aumentar la productividad de los trabajadores y optimizar los niveles de eficiencia.

3. Coordinación

El principio de coordinación significa que debe existir un departamento o equipo que se encargue de coordinar los esfuerzos de todas las partes de la organización. Si no existiera esta coordinación, es posibl que los diferentes equipos establecieran objetivos distintos o incompatibles entre sí.

Establece por tanto, que las responsabilidades de todos los departamentos de una empresa deben funcionar en armonía y equilibrio para trabajar proporcionalmente en la consecución de un objetivo común.

4. Autoridad y Responsabilidad

La responsabilidad es una base en la cultura de la empresa, permite organizar y gestionar todos los recursos disponibles asignando a cada trabajador funciones y responsabilidades de acuerdo a su jerarquía. Además, propicia la elaboración de indicadores de gestión, la determinación del alcance de las acciones y la fijación de expectativas reales.

Es conveniente que cada trabajador sea responsable de sus actividades y ocupaciones dentro de la empresa. Así, aquellos cargos que se encargan de supervisar el cumplimiento de las responsabilidades deben ser ocupados por trabajadores con suficiente autoridad, aptitud y compromiso.

5. Definición y divulgación

Los cargos y puestos de trabajo, así como el alcance del principo de autoridad y responsabilidad deben estar claramente definidos. Es decir, cada uno debe saber cuál es su trabajo exactamente. Si no se definen las tareas, después será imposible pedir responsabilidades a cada empleado.

La información relativa a la estructura y los procesos organizacionales debe divulgarse en todos los niveles de la empresa, de manera que cada empleado conozca su rol y margen de acción en el desarrollo de sus actividades. Es conveniente que todos los datos sobre la estructura de la empresa se lleven de forma escrita para que puedan verificarse órdenes y procedimientos en el transcurso de las actividades cotidianas de cada institución.

6. Tramo de control

La organización debe establecer una línea de supervisión constituida  por personas que tengan el suficiente nivel de compromiso y responsabilidad para supervisar a los demás trabajadores. Es necesario utilizar la racionalidad y la sensatez para establecer el número de subordinados a cargo de cada supervisor.

Sin embargo, es recomendable que cada supervisor tenga a su cargo menos de 5 empleados para que pueda vigilar a cada uno de forma adecuada y logre cumplir sus obligaciones en la empresa.

7. Principo de equilibrio

Denro de los principos de una organización, el equilibrio significa que la carga de trabajo asignada a cada persona debe ser realista, de modo que que ésta pueda realizar su trabajo bien, dando el máximo de sí. Tanto si los trabajadores tienen una sobre carga de trabajo, como si tienen demasiado poco trabajo asignado, la organización se verá afectada negativamente.

8. Continuidad

El principio de continuidad establece que toda organización debe pensar en el largo plazo para garantizar la prolongación de sus procesos y operaciones en el transcurrir del tiempo. De manera que, aunque la estructura organizacional requiera adaptarse a las condiciones de su entorno también debe mantener la estabilidad de sus procesos en el tiempo.

En este sentido, es recomendable que cada proceso organizacional tenga una documentación escrita donde se evidencie la forma de iniciarlos, desarrollarlos y terminarlos hasta alcanzar el objetivo planteado. Por consiguiente, aunque cambien los trabajadores que ejecuten los procesos toda la documentación escrita servirá como una guía para que la empresa logre mantener sus operaciones en el largo plazo.

9. Uniformidad

La organización debe guardar cierta uniformidad interna y el resultado del trabajo de todas las personas que la integran, debe respetar este principio. Cada engargado debe cuidar de que el área en que él trabaja cumpla este precepto, de cara a evitar conflictos innecesarios.

10. Unidad de mando o jerarquía

Una persona debe responder directamente tan solo a un jefe, no a dos o tres. Es decir, recibirá órdenes de una persona y será responsable de su trabajo ante esta persona.

El principio de unidad de mando establece que es necesario concretar un centro de decisión y autoridad para cada tarea, es decir, un jefe debe ejercer una función específica y liderar un conjunto de empleados con un nivel jerárquico inferior.

La idea de tener un solo jefe para cada departamento o función existente en la empresa evita malos entendidos, problemas administrativos y órdenes contradictorias en el desenvolvimiento de las tareas cotidianas. A la vez, las normas de actuación y procedimientos en una cadena de mando permiten determinar responsabilidades, reconocimientos o sanciones de acuerdo a las actuaciones de cada trabajador.

El principio de jerarquía establece que el poder debe distribuirse dentro de la organización para que pueda ser ejercido en función del cumplimiento de objetivos.  La cadena de mando puede ser establecida de forma horizontal o vertical, en cualquier caso pretende repartir las responsabilidades y tareas que garanticen el buen funcionamiento de la empresa.

De aquí que la jerarquía sea imprescindible en las empresas, pues determina a quiénes se le asignarán las tareas y a la vez quién será el responsable de supervisarlas para garantizar su cumplimiento.

El principio de unidad de mando o jerarquía mejora el control de las tareas organizacionales y los resultados que pretenden obtenerse. Además, funciona como un incentivo de crecimiento profesional para todos los integrantes de la empresa.

11. Excepción

El principio de excepción establece que los directores de alto nivel de la organización solo deben interverir cuando algo no funciona. Si las cosas están transcurriendo de manera adecuada y correcta, la intervención de las instancias superiores no es necesaria. Es decir, la supervisión de operaciones rutinarias debe ser realizada por los mandos intermedios.

Esto permite que los managers de más alto rango puedan trabajar en otros aspectos, como la planificación o la estrategia.

12. Simplicidad

La estructura organizativa debe ser simple y clara, de modo que sea comprendida fácilmente por todo el mundo. Una estructura compleja y farragosa hará que los trabajadores se sientan confusos y facilita que exisan duplicidades o incoherencias.

13. Eficiencia

La eficiencia en las organizaciones se enfoca en alcanzar la maximización de los objetivos planteados al menor costo que sea posible. Para que una empresa sea viable y eficiente debe plantearse objetivos claros que fomenten la productividad de los trabajadores incluyendo desde la función gerencial hasta la satisfacción de todo el personal.

Los incentivos al esfuerzo, un ambiente laboral favorable y el deseo de superación son elementos que contribuyen a aumentar la productividad de los trabajadores y por ende, la eficiencia de la organización.

14. Principio escalar

El principio escalar significa que deben existir personas de la organización capaces de observar procesos y actividades de forma vertical, desde los puestos demando más elevados, descenciendo hasta las actividades jerárquicamente más bajas. Esta caderna escalar, es necesaria para aumentar la eficacia y la eficiencia en cualquier organización.

Bibliografía

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  • Alonso, E., Ocegueda, V. y Castro, E. (2006). Teoría de las organizaciones. México: Umbral Editorial S.A de C.V.
  • Sastre, R. (2013). La dirección de las organizaciones: de la teoría a la práctica. Argentina: Editorial Universitaria de Buenos Aires EUDEBA.