Mapeo de procesos

Qué es el mapeo de procesos

Un mapeo de procesos se define como una herramienta de gestión, en la que se utiliza un conjunto de gráficos para representar visualmente un proceso empresarial, incluyendo los pasos y personas que intervienen en él. Es útil para dar claridad a la operación de una organización.

Los mapas de procesos también se llaman diagramas de flujo de trabajo. Son muy útiles a las organizaciones, especialmente cuando éstas quieren analizar uno de sus procesos, para detectar sus posibles fallos y mejorar su eficacia. Al dibujarse mapas o diagramas sencillos, que resumen parte de la actividad de una empresa, es más fácil identificar donde hay ineficiencias, qué parte del proceso se encuentra saturado o qué tareas podrían automatizarse por ser repetitivas y aportar menos valor.

Los mapas sirven para mejorar la comunicación en los diferentes niveles organizacionales y establecer las diferentes responsabilidades que permitan ejecutar actividades de acuerdo con los objetivos estratégicos que la organización se ha propuesto (Brieno, 2013).

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¿Qué es un mapa de procesos con ejemplos?

Los mapas de proceso tienen la finalidad de mostrar gráficamente y a través de la utilización de diferentes símbolos, cuáles son las actividades que se deben llevar a cabo en cada uno de los procesos de una organización y qué personas son responsables de cada área.

Estos deben resultar esquemáticos, sencillos y ser comprensibles para todo el que lo lea y no solo para el que lo hace, solo de esta manera será útil.

Ejemplos de mapeo de procesos

A continuación, podemos ver algunos ejemplos gráficos de mapas de procesos:

1. Ejemplo 1: proceso de recepción de pago.
2. Ejemplo 2: proceso de creación de tickets para atención de fallos en el sistema interno.
3. Ejemplo 3: proceso de producción de una pasta de dientes, en una planta productiva.

¿Cuáles son los tipos de mapeos?

Existen 4 tipos de mapeos de procesos, que se detallan a continuación:

1. Mapa de actividad: en este mapa se examinan todos los pasos y procesos de una actividad que genera valor para la organización.
2. Mapa detallado: en este tipo de mapa se detallan todos los documentos que registran e identifican las entradas y las salidas de un proceso. En el documento puede observarse la asignación de roles, el objetivo de la tarea, las excepciones y los pasos.
3. Diagrama de flujo de trabajo: es la presentación gráfica simple de todas las tareas realizadas en la organización, representando la lógica del proceso.
4. Diagrama de la cadena de valor agregado: es en este tipo de mapeo se hace uso de los símbolos para conectar las actividades de cadena de valor, de esta forma se consigue mayor comprensión y correlación entre ellas.

¿Cómo se hace el mapeo de procesos?

Para mapear procesos se deben seguir los siguientes 5 pasos, que pasamos a explicar:

1. Se identifica los procesos a mapear y sus componentes

Realizar un mapeo completo a la organización es un trabajo que requiere de mucho tiempo y recursos, por eso, lo más recomendable es hacerlo por partes. A la hora de comenzar, elige aquellos procesos que generen cuellos de botella o sufran ineficiencias, que la organización desee subsanar. También puedes elegir los procesos más estratégicos o los procesos que están a punto de sufrir cambios por incorporación de personal, cargas de tareas o están por recibir tecnologías distintas.

2. Se detalla cada proceso en un documento

Lo siguiente es recopilar y registrar los máximos datos posibles en un documento. Dentro de los datos más importantes están:

• Quiénes son los responsables de la tarea
• Las diferentes etapas y fases del trabajo
• Cuándo inicia y cuándo termina el proceso
• El tiempo que toma cada etapa
• Las reglas
• Los términos que deben entenderse

El conjunto de todos los documentos que detallan cada proceso de la organización conformará lo que se conoce como un manual de operaciones.

3. Diagrama el proceso

Es el momento de colocar de manera visual el proceso registrado. Para la visualización del proceso puedes ayudarte con pizarras, notas de papel autoadhesivas, entre otras. Al momento de la realización del diagrama del proceso puedes apoyarte con el personal encargado del proceso, ellos te permitirán entenderlo mucho mejor.

4. Crea el mapa

Llega el momento propiamente dicho de hacer el mapa, para esto selecciona el tipo de mapa que necesitarás para el proyecto: diagramas de actividad detallado, diagrama de flujo de trabajo o el diagrama de la cadena de valor agregado.

5. Guárdalo y revísalo cada vez que haya que mejorarlo

Llega el momento de guardarlo, puede ser en la wiki o la nube de tu organización. A medida que tu organización gana en conocimiento y práctica y a la vez invierte en tecnología es posible que haya que mejorar los procesos, eso es parte de la innovación o mejora continua.

Bibliografía

• BRIEÑO, M. (30 de MARZO de 2013). MAPEO DE PROCESOS, qué es y para qué sirve. Problemática del mapeo.
• Amisada y Huerta Zamora (2016). Mapeo de procesos. Obtenido de https://www.gestiopolis.com, consultado el 29 de junio de 2022.