Libros de Contabilidad

Qué son los libros de contabilidad

Los libros contables o libros de contabilidad son documentos que almacenan, soportan y reflejan todas las transacciones económicas y financieras de una persona, compañía o empresa. Su uso puede ser de carácter obligatorio o voluntario. Algunos ejemplos de los libros de contabilidad son el libro mayor y el de inventario.

De esta manera, los libros de contabilidad sustentan las actividades económicas que realizan las empresas a través de diferentes asientos y registros contables almacenados de forma sistemática, ordenada y cronológica. Por lo que, la información que contienen los libros de contabilidad puede ser utilizada para comprender el funcionamiento de cualquier empresa y evaluar su funcionamiento, evolución y crecimiento a lo largo del tiempo.

Es importante mencionar, que los libros contables suelen llevarse manualmente en hojas de papel o en libros especiales de contabilidad. Sin embargo, gracias al avance de la tecnología hoy en día existen softwares o programas de contabilidad que automatizan la teneduría de los libros contables y minimizan los errores que pueden surgir de los cálculos manuales.

Conviene agregar que los libros de contabilidad suelen llenarse siguiendo las reglas, métodos o modalidades legales que rigen en cada territorio. Además, estos libros se actualizan en cada ejercicio contable de la empresa con la intención de mantener una numeración cronológica y sistemática de cada operación.

✔️ Descubre: 3 tipos de contabilidad y para qué sirven.

¿Para qué sirven?

La principal utilidad de los libros de contabilidad es registrar de forma ordenada y cronológica todas las transacciones económicas y financieras que realiza una persona o empresa en un determinado periodo de tiempo. Además, los libros contables tienen otras utilidades específicas que veremos a continuación:

1. Ofrecer información detalla de las transacciones de una persona o empresa.
2. Construir un historial de las operaciones de la empresa.
3. Coadyuvar en el control de las transacciones con clientes y proveedores.
4. Permite crear estrategias financieras de corto, mediano y largo plazo.
5. Facilita la proyección del nivel de actividad de las empresas.

Clasificación y tipos

Los libros contables se clasifican en obligatorios y voluntarios, veamos a continuación cada uno de ellos:

• Libros contables obligatorios. Son aquellos que deben llevarse de forma obligatoria, clara y precisa sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras.Son exigidos por la ley tributaria de cada territorio y deben ser presentados y legalizados en el registro mercantil. Los ejemplos más comunes de  los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro de inventario.
• Libros contables voluntarios. Son aquellos que no están exigidos por las leyes tributarias y su uso no es obligatorio. Sin embargo, son utilizados para garantizar el control interno de la empresa y son muy útiles para mejorar sus niveles de eficiencia. Los ejemplos más comunes de  los libros contables voluntarios son el libro mayor y el libro de banco.

¿Cuáles son los libros obligatorios?

Los libros de contabilidad obligatorios son aquellos que deben ser utilizados de forma imperativa por las empresas, estos son:

1. Libro diario. Es aquel libro en el que se registran y documentan todas las operaciones diarias que realiza la empresa durante un determinado período de tiempo que generalmente es un mes. Toda la información es registrada a través de asientos contables que reflejan los débitos y los créditos que la empresa ha tenido durante el mes y que serán trasladados al libro mayor.
2. Libro de inventario. Es elaborado al iniciar el ejercicio económico de la empresa y se actualiza periódicamente según las fluctuaciones del inventario. Es necesario incluir el inventario de todos los bienes, artículos y rubros disponibles para conocer la situación operativa de la empresa.
3. Libro de cuentas anuales. Es realizado al iniciar cada ejercicio contable y refleja las pérdidas y ganancias generadas durante el periodo de operación. Permite conocer la situación del patrimonio de la empresa y está compuesto por el balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y la memoria de actividad.

¿Cuáles son los libros de contabilidad voluntarios?

Los libros contables voluntarios o no obligatorios son aquellos que no deben ser utilizados de forma obligatoria para las empresas y los más comunes son:

1. Libro mayor. Es aquel que refleja los movimientos de todas las cuentas contables registradas en el libro diario durante un ejercicio económico y también se reconoce en todo momento el saldo de cada una de ellas.
2. Libros auxiliares. Son aquellos que registran y sustentan toda la información contenida en los libros mayores.Por lo que facilitan el control interno y la gestión de la empresa. Cada organización determina la cantidad y las características de los libros auxiliares que requiere. Los libros auxiliares más comunes son:
3. Libro de caja. Se utiliza para registrar los movimientos (entradas y salidas) del efectivo.
4. Libro de banco. Es utilizado para registrar todos los movimientos de las cuentas bancarias que posee la empresa.
5. Libro de vencimientos. Se utiliza para reflejar de forma detallada y cronológica los vencimientos de las facturas por cobrar y por pagar.
6. Libro de proveedores. Es utilizado para registrar las transacciones realizadas con los proveedores bien sean a crédito o de contado.
7. Otros libros auxiliares.

Bibliografía

• Rey, J. (2022). Contabilidad general. España: Editorial Paraninfo.
• González, M. y Ferreiro, M. (2019). Registros contables. España: Ideaspropias editorial.
• Contabilidad Básica. Dirección y gestión de empresas. (2011). Argentina: Editorial Vértice.