
Qué son los libros de contabilidad
Los libros contables o libros de contabilidad son documentos que almacenan, soportan y reflejan todas las transacciones económicas y financieras de una persona, compañía o empresa. Su uso puede ser de carácter obligatorio o voluntario. Algunos ejemplos de los libros de contabilidad son el libro mayor y el de inventario.
De esta manera, los libros de contabilidad sustentan las actividades económicas que realizan las empresas a través de diferentes asientos y registros contables almacenados de forma sistemática, ordenada y cronológica. Por lo que, la información que contienen los libros de contabilidad puede ser utilizada para comprender el funcionamiento de cualquier empresa y evaluar su funcionamiento, evolución y crecimiento a lo largo del tiempo.
Es importante mencionar, que los libros contables suelen llevarse manualmente en hojas de papel o en libros especiales de contabilidad. Sin embargo, gracias al avance de la tecnología hoy en día existen softwares o programas de contabilidad que automatizan la teneduría de los libros contables y minimizan los errores que pueden surgir de los cálculos manuales.
Conviene agregar que los libros de contabilidad suelen llenarse siguiendo las reglas, métodos o modalidades legales que rigen en cada territorio. Además, estos libros se actualizan en cada ejercicio contable de la empresa con la intención de mantener una numeración cronológica y sistemática de cada operación.
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¿Para qué sirven?
La principal utilidad de los libros de contabilidad es registrar de forma ordenada y cronológica todas las transacciones económicas y financieras que realiza una persona o empresa en un determinado periodo de tiempo. Además, los libros contables tienen otras utilidades específicas que veremos a continuación:
- Ofrecer información detalla de las transacciones de una persona o empresa.
- Construir un historial de las operaciones de la empresa.
- Coadyuvar en el control de las transacciones con clientes y proveedores.
- Permite crear estrategias financieras de corto, mediano y largo plazo.
- Facilita la proyección del nivel de actividad de las empresas.
Clasificación y tipos
Los libros contables se clasifican en obligatorios y voluntarios, veamos a continuación cada uno de ellos:
- Libros contables obligatorios. Son aquellos que deben llevarse de forma obligatoria, clara y precisa sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras.Son exigidos por la ley tributaria de cada territorio y deben ser presentados y legalizados en el registro mercantil. Los ejemplos más comunes de los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro de inventario.
- Libros contables voluntarios. Son aquellos que no están exigidos por las leyes tributarias y su uso no es obligatorio. Sin embargo, son utilizados para garantizar el control interno de la empresa y son muy útiles para mejorar sus niveles de eficiencia. Los ejemplos más comunes de los libros contables voluntarios son el libro mayor y el libro de banco.
¿Cuáles son los libros obligatorios?
Los libros de contabilidad obligatorios son aquellos que deben ser utilizados de forma imperativa por las empresas, estos son:
- Libro diario. Es aquel libro en el que se registran y documentan todas las operaciones diarias que realiza la empresa durante un determinado período de tiempo que generalmente es un mes. Toda la información es registrada a través de asientos contables que reflejan los débitos y los créditos que la empresa ha tenido durante el mes y que serán trasladados al libro mayor.
- Libro de inventario. Es elaborado al iniciar el ejercicio económico de la empresa y se actualiza periódicamente según las fluctuaciones del inventario. Es necesario incluir el inventario de todos los bienes, artículos y rubros disponibles para conocer la situación operativa de la empresa.
- Libro de cuentas anuales. Es realizado al iniciar cada ejercicio contable y refleja las pérdidas y ganancias generadas durante el periodo de operación. Permite conocer la situación del patrimonio de la empresa y está compuesto por el balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio, flujo de efectivo y la memoria de actividad.
¿Cuáles son los libros de contabilidad voluntarios?
Los libros contables voluntarios o no obligatorios son aquellos que no deben ser utilizados de forma obligatoria para las empresas y los más comunes son:
- Libro mayor. Es aquel que refleja los movimientos de todas las cuentas contables registradas en el libro diario durante un ejercicio económico y también se reconoce en todo momento el saldo de cada una de ellas.
- Libros auxiliares. Son aquellos que registran y sustentan toda la información contenida en los libros mayores.Por lo que facilitan el control interno y la gestión de la empresa. Cada organización determina la cantidad y las características de los libros auxiliares que requiere. Los libros auxiliares más comunes son:
- Libro de caja. Se utiliza para registrar los movimientos (entradas y salidas) del efectivo.
- Libro de banco. Es utilizado para registrar todos los movimientos de las cuentas bancarias que posee la empresa.
- Libro de vencimientos. Se utiliza para reflejar de forma detallada y cronológica los vencimientos de las facturas por cobrar y por pagar.
- Libro de proveedores. Es utilizado para registrar las transacciones realizadas con los proveedores bien sean a crédito o de contado.
- Otros libros auxiliares.
Bibliografía
- Rey, J. (2022). Contabilidad general. España: Editorial Paraninfo.
- González, M. y Ferreiro, M. (2019). Registros contables. España: Ideaspropias editorial.
- Contabilidad Básica. Dirección y gestión de empresas. (2011). Argentina: Editorial Vértice.

Economista especializada en Contabilidad pública, licenciada por la Universidad de los Andes. Diplomada en Gerencia Empresarial. Auxiliar de investigación económica en la Universidad de los Andes.