Comunicación Formal

Cuando hablamos de comunicación formal nos referimos a uno de los estilos comunicativos más empleados en la actualidad. El principal rasgo diferenciador respecto a otras clases es el predominio de un lenguaje y tono completamente cultos, evitando en todo momento el uso de expresiones y términos coloquiales.

La comunicación formal es uno de los medios más recurridos en infinidad de organizaciones empresariales, donde su forma jerarquizada implica recurrir a un tono culto y respetuoso a la hora de comunicarnos con compañeros, subordinados, clientes o superiores.

Generalmente se suele recurrir a este estilo de forma escrita, ya que la vía oral es empleada normalmente para momentos puntuales donde no se precisa de la exposición detallada de toda la información. En el contexto institucional y profesional es prácticamente un requisito emplearla.

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Diferencias entre la comunicación formal e informal

Ahora que hemos ahondado un poco más acerca del significado de la comunicación formal, comprenderemos mucho mejor cuáles son las diferencias respecto a otro de los estilos comunicativos más conocidos, como la comunicación informal.

En este sentido, la comunicación informal se caracteriza por carecer de una normativa y exigencias concretas en cuanto a la composición del mensaje. Se pueden emplear expresiones y reflexiones personales de forma completamente libre.

Normalmente, este tipo de comunicación queda excluida completamente de organismos oficiales y de cualquier otro entorno profesional. El uso de términos coloquiales y la carencia de una formalidad en el tono del mensaje, hacen de la comunicación informal una de las herramientas más empleadas en el plano personal.

Sin embargo, tanto la comunicación formal como la informal, son formas de comunicarnos que se pueden combinar y emplear de forma simultánea en el mismo entorno. Un empleado puede conversar informalmente con un compañero, mientras recurre al estilo formal para conversar con un superior.

Características

Una de las principales características de esta forma de comunicación es la existencia de diferentes protocolos que han de emplearse tanto por parte del emisor como por el receptor. Hablamos de normas y procedimientos que se deben respetar y asumir por ambas partes.

Siguiendo el ejemplo en el plano laboral, un empleado sabe perfectamente que la información que está enviando a su superior ha de ser expuesta con estilo formal y culto. Así mismo, dicho superior recibirá la información y seguirá el mismo procedimiento y responsabilidad a la hora de transmitirlo a otro cargo más elevado.

Por otra parte, también existen diferentes tipos de comunicación formal dentro de este estilo comunicativo, permitiéndonos recurrir al que más se ajuste según las necesidades y condiciones del entorno:

• Comunicación formal ascendente. Se trata de comunicarnos con un superior o cualquier otra persona que esté por encima de nuestro rango. El envío de un informe de ventas o una solicitud para un permiso serían un ejemplo.
• Comunicación formal descendente. En este caso la información también se transmite de manera vertical, pero en el orden inverso. Serán los responsables los que estén comunicándose con sus empleados.
• Comunicación formal horizontal. A diferencia de los dos tipos anteriores, este estilo comunicativo se caracteriza por ser empleado cuando nos comunicamos con otros compañeros del mismo rango. Una reunión de gerentes sería el mejor ejemplo.
• Comunicación formal diagonal. Y por último, tendremos un tipo de comunicación que es el menos empleado de los cuatro, aunque igual de interesante. La comunicación formal diagonal se emplea cuando los interlocutores proceden de niveles jerárquicos diferentes, así como sus departamentos.

Dentro de una organización, el estilo formal es el más empleado, aunque siempre vendrá acompañado del informal cuando las circunstancias y el entorno lo permitan. A nivel coloquial es poco frecuente encontrarnos con el uso de formalidades en la comunicación.